Neue Website, und jetzt?

So beantworten KMU die Anfragen nach einem Website-Relaunch schneller. Eine Checkliste für Betriebe in der ganzen Schweiz, die eine neue Website planen oder gerade live geschaltet haben.

Vorweg: Tefib baut keine Websites und macht kein Webdesign. Tefib ist ein KI-Postfach für KMU. Dieser Leitfaden handelt davon, was nach dem Website-Redesign im Postfach passiert.

Warum der Relaunch im Postfach endet

Bei einem Website-Redesign geht es meist um Design, Texte und Bilder. Ob sich die neue Website lohnt, zeigt sich aber woanders: in den Anfragen, die über Kontaktformular und E-Mail hereinkommen. Ob Schreinerei in Aarau, Treuhandbüro in Baden oder Praxis in Bern: Klemmt es dort, merkt man es oft erst Wochen später, an Aufträgen, die nie angekommen sind.

1. Kontaktformular: testen, bevor es die Kunden tun

Schicken Sie nach dem Go-live Testanfragen ab, auch vom Handy und über das Mobilnetz.
Prüfen Sie, wo die Mail landet: im richtigen Postfach, nicht im Spam-Ordner und nicht bei der Webagentur.
Lassen Sie Formular-Mails von einer Adresse Ihrer eigenen Domain senden und setzen Sie die Adresse der Kundin als Antwortadresse (Reply-To). Mails, die angeblich direkt von der Kundin kommen, sortieren viele Mailserver als Fälschung aus.
Wiederholen Sie den Test nach jedem Update von Website, Plugin oder Formular-Dienst.

2. E-Mail-Routing: Wer bekommt was?

Beim Relaunch werden oft auch Domain, Hosting oder DNS umgestellt. Dabei gehen gerne die MX-Einträge verloren, die bestimmen, wohin Ihre E-Mails geliefert werden. Lassen Sie die DNS-Einträge vor und nach der Umstellung vergleichen.

Legen Sie fest, welche Adresse öffentlich ist, etwa info@ oder kontakt@, und wer sie liest.
Eine Weiterleitung oder ein Alias ist praktisch. Prüfen Sie aber, dass Antworten mit der richtigen Absenderadresse hinausgehen.
Regeln Sie Ferien und Krankheit: Wer übernimmt das Postfach, wenn die zuständige Person fehlt?

3. Offertanfragen: die richtigen Fragen gleich im Formular

Am meisten Zeit kostet selten die Antwort selbst, sondern das Nachfragen. Wer im Formular die wichtigsten Angaben gleich abfragt, kann schneller eine erste Offerte schicken.

Ort oder PLZ und gewünschter Zeitraum
Umfang in einfachen Worten, zum Beispiel Fläche, Anzahl oder Masse
Möglichkeit, Fotos oder Pläne anzuhängen
Bevorzugter Kontaktweg und Zeiten, zu denen man erreichbar ist

Halten Sie das Formular trotzdem kurz. Pflichtfelder nur dort, wo Sie ohne die Angabe wirklich nicht weiterkommen.

4. Antwortzeiten: nur versprechen, was Sie halten

Wer eine Anfrage schickt, schreibt oft mehreren Anbietern. Nicht selten bekommt den Auftrag, wer zuerst eine brauchbare Antwort schickt. Legen Sie intern fest, bis wann eine Anfrage beantwortet sein soll, zum Beispiel am gleichen Arbeitstag. Auf die Website gehört nur, was Sie auch in der Hochsaison schaffen.

5. Automatische Antworten: hilfreich oder ärgerlich

Eine Eingangsbestätigung ist gut, wenn sie sagt, wann die richtige Antwort kommt und was als Nächstes passiert.
Vermeiden Sie Floskeln wie «Wir melden uns schnellstmöglich», wenn danach drei Tage nichts kommt.
Keine noreply-Adresse: Kunden antworten auf die Bestätigung, und diese Antworten dürfen nicht verloren gehen.
Achten Sie auf Schleifen. Zwei Autoresponder, die sich gegenseitig antworten, füllen ein Postfach in Minuten.
Eine Auto-Antwort ersetzt keine Antwort. Sie verschafft Ihnen nur etwas Zeit.

6. Anfragen messen, sonst bleibt der Relaunch Gefühlssache

Notieren Sie vor dem Relaunch, wie viele Anfragen pro Monat über Website und E-Mail kommen.
Zählen Sie danach dieselben Kanäle auf dieselbe Weise, zum Beispiel Formulareingänge pro Woche.
Halten Sie fest, wie lange es bis zur ersten Antwort dauert und wie viele Anfragen zu einer Offerte werden.
Fragen Sie neue Kunden kurz, wie sie auf Sie gekommen sind.

7. Datenschutz: was das nDSG für das Kontaktformular heisst

Seit dem 1. September 2023 gilt in der Schweiz das revidierte Datenschutzgesetz (nDSG). Für das Kontaktformular bedeutet das vor allem: transparent sein.

Die Datenschutzerklärung sagt, welche Daten das Formular erhebt, wofür Sie sie nutzen und an wen sie allenfalls weitergehen.
Gehen Daten ins Ausland, etwa über einen Formular-Dienst oder ein Analyse-Tool, gehört das mit Angabe des Landes in die Datenschutzerklärung.
Fragen Sie nur ab, was Sie für die Anfrage tatsächlich brauchen.
Sprechen Sie gezielt Kundschaft in der EU an, kann zusätzlich die DSGVO gelten.

Das ist ein Überblick, keine Rechtsberatung. Im Zweifel lohnt sich ein kurzer Check durch eine Fachperson.

8. Schweizer Hosting: drei Fragen an Ihre Agentur

Wo die Website liegt, ist nur ein Teil der Antwort. Für Anfragen zählen drei Orte:

Wo läuft die Website, und wo werden Formulareingaben gespeichert?
Über welchen Dienst werden die Formular-Mails verschickt?
Wo liegt Ihr Postfach, und welche Tools lesen darin mit?

Der letzte Punkt geht oft vergessen. Jedes Tool, das Ihre E-Mails verarbeitet, gehört zur Antwort auf die Frage, wo Ihre Kundendaten liegen.

Mehr Anfragen nach dem Relaunch: wer beantwortet sie?

Funktioniert die neue Website, kommen mehr Anfragen. Das ist das Ziel, aber auch Arbeit: Jede will gelesen, eingeordnet und beantwortet werden, oft mit Preisliste, Kalender und Kundendaten nebenbei.

Hier setzt Tefib an, im Postfach und nicht auf der Website:

Sortiert Spam aus und erkennt, welche E-Mails eine Antwort brauchen, in Outlook oder Gmail
Entwirft Antworten im Ton Ihrer Firma, aus Firmenprofil, Dokumenten und Kundenkontext
Fragt fehlende Angaben nach Ihrer Checkliste nach und markiert Lücken, statt etwas zu erfinden
Bereitet Offerten aus Ihrer Preisliste und Ihren Vorlagen vor
Schlägt Termine aus Ihrem Kalender vor

Sie prüfen und senden. Standardmässig geht nichts ohne Ihren Klick hinaus. Anwendung, Datenbank und KI laufen bei Microsoft Azure in Zürich. Ihre Daten verlassen die Schweiz nicht.

Voraussetzung: Die Formular-Mails landen in einem Postfach bei Microsoft 365 oder Google Workspace. Das gehört ohnehin auf Ihre Relaunch-Checkliste.

Häufige Fragen

Baut Tefib auch Websites?

Nein. Tefib baut keine Websites und macht kein Webdesign. Für den Website-Relaunch brauchen Sie eine Agentur oder einen Website-Baukasten. Tefib hilft danach im Postfach, die Anfragen zu beantworten.

Was sollte ich nach einem Website-Relaunch zuerst prüfen?

Ob die Anfragen ankommen. Schicken Sie Testanfragen über das Kontaktformular, schauen Sie in Postfach und Spam-Ordner und lassen Sie die MX-Einträge Ihrer Domain kontrollieren, falls DNS oder Hosting umgestellt wurden.

Warum landen Mails aus dem Kontaktformular im Spam?

Oft, weil das Formular die Mail im Namen der Kundin verschickt. Viele Mailserver werten das als Fälschung. Besser: Absender ist eine Adresse Ihrer eigenen Domain, die Kundin steht als Antwortadresse (Reply-To). Dazu SPF und DKIM für Ihre Domain korrekt einrichten.

Wie schnell sollte ich auf eine Anfrage antworten?

So schnell, wie Sie es verlässlich schaffen. Ein internes Ziel wie «am gleichen Arbeitstag» hilft. Wichtiger als eine schnelle Floskel ist eine brauchbare erste Antwort, notfalls mit gezielten Rückfragen.

Was verlangt das nDSG beim Kontaktformular?

Vor allem Transparenz: In der Datenschutzerklärung steht, welche Daten Sie erheben, wofür, an wen sie gehen und ob sie ins Ausland übermittelt werden, mit Angabe des Landes. Das ist keine Rechtsberatung; im Zweifel eine Fachperson fragen.

Kann Tefib Anfragen aus dem Kontaktformular beantworten?

Ja, wenn die Formular-Mails in Ihrem Postfach bei Microsoft 365 oder Google Workspace ankommen. Tefib ordnet sie ein und entwirft die Antwort, auf Wunsch mit Offerte und Terminvorschlag. Sie prüfen und senden.

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